Tips till företagarna om dataskyddsförordningen och deltagande i offentlig upphandling

Kvällens föreläsningsämnen, dataskyddsförordningen och de offentliga upphandlingarna, har flitigt diskuterats i företagarföreningen och under andra företagarträffar. Tobias Björkströms och Nathalie Myrskogs presentationer innehöll många viktiga tips till företagarna.

Evenemanget Goda råd och en kopp kaffe, som ingår i VASEKs 15-årsjubileumsturné, fick en liten annorlunda twist i Korsnäs, när Korsnäs kommun bjöd på grillkorv och sallad som komplement till kvällens viktiga ämnen. Juristerna från Advokatbyrå DKCO Tobias Björkström och Nathalie Myrskog stod i sin tur för det viktiga budskapet. Teman för föreläsningarna var EU:s dataskyddsförordning dvs. GDPR samt hur man ska klara sig i de offentliga upphandlingarna.

– Hela GDPR har hängt över alla som ett stort åskmoln, konstaterade Tobias Björkström och fortsatte:

– Företagaren måste kunna berätta vilka lagliga grunder han eller hon har för att behandla personuppgifter och vad företagaren gör med dessa uppgifter. Om exempelvis kunders eller företagets anställdas personuppgifter behandlas för företagets räkning av en underleverantör som till exempel en bokföringsbyrå eller någon som upprätthåller webbsidorna måste avtal om hantering av personuppgifter göras.

Björkström räknade upp fem steg som företagaren kan följa för att få GDPR-frågan i skick:

1. Ta tag i saken och bilda en arbetsgrupp. GDPR och hur den efterföljs gäller hela företaget. Det är inte fråga om någon enmansshow! Förutom ledningens engagemang behövs såväl IT- som juridiskt kunnande.
2. Kartlägg vilka personuppgifter som behandlas i ditt företag, vilka vägar de kommer och på vilka ställen de sparas? För vilka ändamål används uppgifterna och vem alla hanterar dem? På dataombudsmannens sidor finns ett bra verktyg för att kartlägga behandlingen av personuppgifter.
3. Ta i bruk de tillvägagångssätt som GDPR kräver. Avlägsna onödiga uppgifter ur registren och upprätta en registerbeskrivning där det står hur uppgifter behandlas i ditt företag. Städa bort mapparna med gamla personuppgifter som ligger och skräpar i hörnen.
4. Utbilda hela personalen så att de kan agera i enlighet med överenskomna verksamhetssätt. Det är bra om alla anställda har tillgång till skriftliga kontrollistor och interna rutiner.
5. Upprepa. Personuppgifter har sin egen livslängd, onödiga uppgifter ska regelbundet raderas från registren. Uppföljning och utbildning bör ske regelbundet.

I slutet av sin föreläsning påminde Björkström:

– Vi kan inte undvika detta så det är bäst att bara ta tjuren vid hornen och fixa detta. Klart är att i något skede kommer sanktioner att utdömas till sådana som inte har sina dataskyddsfrågor i skick. Här står även företagets rykte allvarligt på spel, och det kan försvåra olika avtalsförhandlingar om inte företaget har skött sina dataskyddsfrågor på ett ändamålsenligt sätt.

Kvällens andra föreläsning gav Nathalie Myrskog, som erbjöd de bästa råden till företag som vill delta när kommuner och andra offentliga aktörer konkurrensutsätter olika inköp. Frågan har varit på tapeten i företagarföreningarna och man har grämt sig över att det är de stora företagen utanför regionen som vinner dessa upphandlingar.

Myrskog påminde dock om att EU:s bestämmelser säger att man inte får gynna företag på basen av deras hemkommun eller ort. Hon rådde emellertid företagarna att slå ihop sina krafter:

– Bilda konsortier tillsammans med andra anbudsgivare, för att få större muskler och kunna hävda er i konkurrensen. Självklart måste man dela på ansvaret för genomförandet av upphandlingen, även om varje enskilt företag i praktiken sköter endast en viss del av upphandlingen. Inom konsortiet måste även kakan delas, men det är alltid bättre att delta tillsammans än att ingen deltar.

Myrskog instruerade företagarna att på allvar bekanta sig med anbudsbegäran och kraven i dem.

– Det är viktigt att kunna identifiera kvalitetskriterierna i anbudsbegäran och minimikraven på till exempel tekniska saker och frågor i anslutning till yrkeskunnande och ekonomiska faktorer. Det lönar sig att göra upp en lista över alla nödvändiga intyg och dokument och verkligen leverera alla dessa till den som begärt in offerten. Inköpsenheten har ingen skyldighet att be er komplettera er offert och bristfälliga offerter kan förkastas, betonade hon.

Myrskogs tips var att kontakta kommunen och begära att få tidigare offerter som lämnats in vid motsvarande konkurrensutsättningar och speciellt då de vinnande offerterna. Genom att jämföra dem får man en bra bild av prisnivån. I offertbegäran framgår även hur offerternas priser och kvalitet kommer att jämföras.

– Om man förlorar upphandlingen lönar det sig att gå igenom dokumenten och bedöma om det finns grund för att överklaga beslutet. Uppfyller den vinnande offerten alla krav och har alla offerter jämförts på vederbörligt sätt? Rättelseyrkan ska lämnas in inom 14 dygn och under samma tid bör ärendet anhängiggöras vid marknadsdomstolen för avgörande. Med andra ord lönar det sig inte att fundera för länge, för tiden börjar löpa direkt efter delfåendet, påminde Myrskog.

Kommundirektör Christina Båssar berättade att Korsnäs håller på att uppdatera sin kommunstrategi. I diskussionerna med företagarna har man funderat över hur man kan locka fler företagare och invånare till kommunen. Utgående från den återkoppling man fått kommer man att vidta åtgärder.

Ordförande för Korsnäs företagare Jan-Erik Ravals påminde om att i Korsnäs uppskattas företagarna faktiskt. ”Ni är verkligen viktiga för kommunen.”

[contact_member,name=Kjell Nydahl,id=13,details=Name]