Yrittäjille vinkit tietosuoja-asetuksesta ja julkisiin hankintoihin osallistumisesta

Illan luentojen aiheet tietoturva-asetuksesta ja julkisista hankinnoista ovat olleet yrittäjäyhdistyksessä ja muissa yrittäjien tapaamisissa kovasti keskustelun alla. Tobias Björkströmin ja Nathalie Myrskogin esitykset sisälsivät paljon tärkeitä vinkkejä yrittäjille.

Korsnäsissä VASEKin 15-vuotisjuhlakiertueen tapahtuma Neuvoja yrittäjyyteen ja kuppi kahvia, sai pienen uuden twistin, kun Korsnäsin kunta tarjosi grillimakkaraa ja salaattia painavan asian kyytipojaksi. DKCO Asianajotoimiston lakimiehet Tobias Björkström ja Nathalie Myrskog puolestaan vastasivat painavasta asiasta. Luentojen teemoina oli EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR sekä julkisissa hankinnoissa pärjääminen.

– Koko GDPR on ollut kuin iso tumma pilvi kaikkien yllä, Tobias Björkström totesi ja jatkoi:

– Yrittäjän täytyy osata kertoa, mikä laillinen peruste hänellä on käsitellä henkilötietoja ja mitä hän näillä tiedoilla tekee. Jos esimerkiksi asiakkaiden tai yrityksen työntekijöiden henkilötietoja yrityksen lukuun käsittelee alihankkija, kuten esimerkiksi tilitoimisto tai kotisivujen ylläpitäjä, on tästä tehtävä tietojenkäsittelysopimus.

Björkström luetteli viisi askelta, jolla yrittäjä voi saada GDPR-asiansa kuntoon:

1. Tartu asiaan ja muodosta työryhmä. GDPR ja sen mukaisesti toimiminen koskettaa koko yritystä. Kyse ei ole yhdenmiehen show’sta! Johdon panostuksen lisäksi tarvitaan niin IT- kuin juridistakin osaamista.
2. Kartoita mitä henkilötietoja yrityksessäsi käsitellään, mitä kautta ne tulevat ja mihin ne tallennetaan? Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja ketkä kaikki niitä käsittelevät? Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyy hyvä työkalu henkilötietojen käsittelyn kartoittamiseen.
3. Ota GDPR:n edellyttämät toimintatavat käyttöön. Poista rekistereistä tarpeettomat tiedot ja laadi tietosuojaseloste, jossa kerrotaan, miten yrityksessäsi tietoja käsitellään. Siivoa toimiston nurkista vanhat henkilötietoja sisältävät mapit.
4. Kouluta koko henkilökunta toimimaan sovittujen toimintatapojen mukaisesti. On hyvä olla kaikkien työntekijöiden saatavilla tarkistuslistoja ja sisäiset rutiinit kirjattuna.
5. Toista. Henkilötiedoilla on oma elinkaarensa, tarpeettomat tiedot tulee poistaa rekistereistä säännöllisesti. Seurannan ja kouluttamisen on oltava säännöllistä.

Björkström muistutti luentonsa päätteeksi:

– Me emme voi välttyä tältä, joten on paras vain tarttua asiaan ja hoitaa se kuntoon. On selvää, että sanktioita tullaan jossain vaiheessa jakamaan heille, jotka eivät ole hoitaneet tietosuoja-asioita kuntoon. Myös riskit yhtiön maineelle ovat suuret ja erilaisten sopimusten tekeminen voi vaikeutua, jos tietosuoja-asioita ei ole yrityksessä hoidettu asianmukaisesti.

Illan toisesta luennosta vastasi Nathalie Myrskog, joka tarjosi parhaat neuvonsa yrityksille, jotka mielivät olla mukana kuntien ja muiden julkisten toimijoiden kilpailuttaessa erilaisia hankintoja. Yrittäjäyhdistyksissä asia on ollut tapetilla, ja on harmiteltu, kun hankinnat menevät isoille yrityksille seudun ulkopuolelle.

Myrskog muistutti kuitenkin, ettei EU:n säädösten mukaan voida suosia yrityksiä niiden kotikunnan tai sijainnin mukaan. Hän neuvoi kuitenkin yrittäjiä lyömään voimansa yhteen:

– Muodostakaa muiden tarjoajien kanssa konsortioita, jotta muskelit pärjätä kilpailutuksessa ovat paremmat. Toki vastuu hankinnan toteuttamisesta pitää jakaa, vaikka käytännössä jokainen yritys hoitaakin vain tietyt osat hankinnasta. Konsortiossa myös kakku pitää jakaa, mutta aina on parempi että ollaan yhdessä mukana kuin ettei kukaan olisi mukana.

Myrskog ohjeisti yrittäjiä tosissaan perehtymään tarjouspyyntöihin ja niiden vaatimuksiin:

– On tärkeä osata identifioida tarjouspyynnön laatuperusteet ja minimivaatimukset esimerkiksi teknisten seikkojen, ammattiosaamiseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyen. Kannattaa laatia lista kaikista tarvittavista todistuksista ja dokumenteista ja todella toimittaa nämä kaikki tarjousta pyytäneelle taholle. Hankintayksiköllä ei ole mitään velvollisuutta pyytää teitä täydentämään tarjoustanne ja puutteelliset tarjoukset voidaan hylätä, hän painotti.

Myrskogin vinkkinä oli pyytää kunnasta aikaisempiin vastaaviin kilpailutuksiin tulleet tarjoukset ja erityisesti voittaneet tarjoukset. Niitä vertailemalla saa hyvän kuvan hintatasosta. Tarjouspyynnöstä selviää myös, miten tarjousten hintoja ja laatua tullaan vertailemaan.

– Jos häviää kilpailutuksessa, kannattaa tutustua asiakirjoihin ja arvioida onko päätöksestä perusteita valittaa. Onko voittanut tarjous tehty kaikkien vaatimusten mukaisesti ja onko kaikkia tarjouksia vertailtu asianmukaisesti? Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 vuorokauden sisällä ja saman ajan kuluessa pitää viedä asia markkinaoikeuden ratkaistavaksi. Eli ei kannata jäädä aikailemaan, aika lähtee juoksemaan heti tiedoksisaannista, Myrskog muistutti.

Kunnanjohtaja Christina Båssar kertoi, että Korsnäsin kuntastrategian päivittäminen on tulossa. Keskusteluissa yrittäjien kanssa on pohdittu, miten kuntaan saadaan lisää yrityksiä ja asukkaita. Saadun palautteen pohjalta ryhdytään toimenpiteisiin.

Korsnäsin yrittäjien puheenjohtaja Jan-Erik Ravals muistutti, että Korsnäsissä yrittäjiä todella arvostetaan. ”Olette todella tärkeitä kunnalle.”

[contact_member,name=Kjell Nydahl,id=13,details=Name]