Frågat av företagsrådgivaren: Varför behöver företaget sekretessavtal?

Förhandlingar vid företagsaffärer startar ofta med att man skriver på ett sekretessavtal. Den part som tar emot information förbinder sig genom ett avtal att hålla den information som lämnats ut till denne hemlig och konfidentiell.

– Förberedande diskussioner vid företagsaffärer kan föras utan något sekretessavtal men när man lämnar ut information med karaktär av affärshemligheter, är det alltid nödvändigt att ingå ett sekretessavtal. Avtalet binder emellertid bara de parter som undertecknat det, det vill säga att det inte ger något skydd mot till exempel en sådan konkurrent som inte vet att informationen har läckt ut, påminner direktör för företagstjänster Kjell Nydahl.

Vad ska ett sekretessavtal innehålla?

I avtalet specificeras de parter och aktörer som man får överlåta information till. Dessa ska listas med tillräcklig precision. Vid en företagsaffär kan information behandlas exempelvis av olika aktörer som assisterar säljarparten, bl.a. värderarna, de som utför en due diligence-undersökning, de som assisterar vid förhandlingar och gör upp dokument, och ofta även av köparpartens bokförare.

Man ska noggrant definiera vilken information som får lämnas ut. Ofta gör man detta omvänt, det vill säga genom att man meddelar vilken information som inte omfattas av sekretessavtalet. Undantagen ska vara grundligt specificerade och så koncisa som möjligt.

Det räcker emellertid inte enbart med sekretessavtal utan informationsutbytet ska också dokumenteras, man ska alltså skriva upp vilka uppgifter man tar emot och vilka man lämnar ut. Man ska också definiera en tidsperiod inom vilken informationen får användas.

Sekretessavtal i arbetsförhållande

Enligt lagen får en anställd, medan anställningsförhållandet varar, inte utnyttja arbetsgivarens affärs- eller yrkeshemligheter eller röja dem för någon annan.

– Med affärshemlighet avses en affärs- eller yrkeshemlighet eller annan information som berör näringsverksamhet, som näringsidkaren håller hemligt och som skulle orsaka ekonomisk skada om den röjdes. I praktiken menas ekonomisk och teknisk information, uppgifter ur kundregister, information om arbetsmetoder eller produktionsmängder, dataprogram eller olika recept eller mönster, listar företagsrådgivare Mikael Hallbäck.

– Det rekommenderas att man gör upp ett separat sekretessavtal åtminstone när den anställda är i en sådan position eller arbetsuppgifter att hen har tillgång till arbetsgivarens affärshemligheter, fortsätter han.

I sekretessavtalet kan det specificeras att sekretessen fortsätter gälla också efter anställningen. Avtalets giltighetstid och det som omfattas av sekretessen ska tillräckligt tydligt framgå ur sekretessavtalet.

– Alla vi som jobbar på VASEK och Nyföretagscentret Startia har i början av anställningen skrivit på ett sekretessavtal, som också omfattar VASEKs och Startias kunders och samarbetspartners sekretessbelagda information och material, påminner Nydahl och fortsätter:

– Diskussioner om företagens ärenden med oss är därför alltid konfidentiella och omfattas av sekretess.

[contact_member,name=Kjell Nydahl,id=13,details=Name]

[contact_member,name=Mikael Hallbäck,id=12,details=Name]

Fondia, som är Nyföretagscentrum Startias samarbetspartner, har tagit fram en tio-i-topp checklista för utarbetande av sekretessavtal (på finska)

Läs mer om sekretessavtal