Nyheter

– Om det samlas mycket produkter i lagret blir det lätt så att en stor del av företagets pengar är fast i lagret. Lagret bör omsättas 5–8 gånger per år; i butiker som säljer livsmedel bör omsättningshastigheten vara betydligt högre.

Lagrets storlek påverkas av företagets verksamhetsområde och om verksamheten är säsongsbetonat. Lagret ska vara av rätt storlek om det finns en kontinuerlig åtgång av produkterna. Det lönar sig ändå inte att införskaffa ett stort lagerförråd på grund av realisationer eftersom de här produkterna i slutändan blir dyrare om de blir kvar på hyllorna en längre tid.

– Om det finns en risk att produkterna blir kvar på hyllan en längre tid lönar det sig att hellre sälja bort dem på förlust än att de blir kvar på hyllan. Företagaren bör känna till sin egen bransch så pass väl att hen vet vilka produkter som går åt och vilka produkter som ska vara lätta att få tag på, konstaterar Alasaari och fortsätter:

– Om företagets konkurrensfördel är en kort leveranstid måste produkterna förstås alltid finnas på hyllorna. Konkurrensfördelen kan ändå inte vara begränsad till vad som finns på hyllorna om det finns en risk för att produkterna blir gamla eller dåliga under en lång förvaringstid.

Alasaaris råd är att upprätthålla goda fröhållanden till grossisten och andra varuleverantörer dvs. alltid betala räkningen i tid. På så sätt kan man räkna med att få produkter med kort varsel. Det är ändå värt att komma ihåg att leveransen ofta förlängs med några dagar när lagren finns utomlands.

Hur gör man då för att hålla koll på lagret?

Alasaari och Kjell Nydahl, direktör för företagstjänster på VASEK tipsar om att upprätthålla bokföring över lagret med hjälp av Excel.

– När man bokför olika produkters antal och leveranstider får man lätt en bild av vilka produkter som har rört sig och vilka som har varit på hyllan för länge. På så sätt kan man definiera så kallade alarmgränser för olika produkter dvs. i vilket skede man bör beställa mer av dem. Det här är möjligt när man vet hur snabbt produkter går åt och hur länge det tar att få en ny leverans. Regelbundna städnings- och inventeringsdagar i förrådet lönar sig alltid, påminner Nydahl.

Checklista för lyckad lagerhantering

Ta i bruk systematisk bokföring

• Upprätthåll från början noggrann bokföring över produkterna i lagret: Ange mängder, när produkterna anlänt och vad de kostat.
• Använd dig av Excel, ett molnbaserat lagerhanteringsprogram eller ett lätt ERP-system, förlita dig inte på ditt eget minne.

Uppdatera förrådets saldo i realtid

• När produkter säljs eller det köps in nya ska detta bokföras direkt.
• Genom att bokföra informationen i realtid förhindrar man fel och överraskande “finns inte i lagret” - situationer.

Kontrollera lagret regelbundet

• Gör inventeringar till exempel månatgligen eller varje kvartal.
• Kontrollera fysiskt att lagrets saldo motsvarar det bokförda saldot.

Känn till ABC-analysen (priorisering av produkter i lagret)

• A-produkter: Stor lagerrörlighet och/eller den största marginalen, de viktigaste produkterna – dessa ska alltid finnas tillgängliga.
• B-produkter: Måttlig lagerrörlighet - håll noga uppsikt.
• C-produkter: Långsam lagerrörlighet - köp försiktigt i små partier.

Undvik överlager och underlager

• Överlagring binder kapital och skapar risker (föråldrade och förstörda produkter).
• Underlager kan istället minska på försäljningen och kunderna.
• En bra tumregel är att sträva efter att ha lager som motsvarar försäljningen under 1–2 månader om inte branschen kräver något annat.

Upprätthåll en tydlig ordning i lagret

• Märk hyllor, lådor och områden.
• Utnyttja dig av “First In, First Out” (FIFO) -metoden dvs. sätt ut de gamla produkterna till försäljning först.

Satsa på beställnings- och leveransprocessen

• Skapa en process: hur och när beställs nya produkter och vem ansvarar för lagret.
• Undvik nödbeställningar som oftast är dyrare än vanligt.

Utnyttja teknologi

• Enkla lagerhanteringssystem (som MyStock, Odoo eller lagertillägg för Shopify) är kostnadseffektiva och användarvänliga.
• Automation sparar mycket tid och förhindrar felaktigheter i det långa loppet.

Analysera förrådets kapacitet

• Granska till exempel: lagerrörligheten, mängden osålda produkter, bruttomarginaler
• Utgående från den här informationen kan du utveckla införskaffningarna och försäljningen.

Förbered dig på säsongsvariation

• I många branscher kräver säsonger (julsäsongen, sommarförsäljning, realisationer) undantag i lagerplaneringen.
• Förutseende planering har en nyckelroll när det handlar om att utöka lagret och hantera försäljningskampanjer.