– Jos varastoon kertyy liikaa tavaraa, on siinä helposti paljon yrityksen rahaa kiinni. Varaston arvo ei saa olla suurempi kuin yrityksen liikevaihto. Varaston on hyvä kiertää 5–8 kertaa vuodessa, elintarvikkeita myyvissä liikkeessä kiertonopeuden tulisi olla huomattavasti suurempi.

Varaston koko riippuu tietysti yrityksen toimialasta ja siitä, onko yrityksellä erityisiä sesonkiaikoja. Kannattaa pitää oikean kokoista varastoa, jos tuotteita liikkuu säännöllisesti. Alennusten vuoksi ei kuitenkaan kannata ostaa tuotteita varastoon suuria määriä, sillä ne tulevat loppujen lopuksi kalliimmaksi, jos niitä säilötään hyllyillä pitkän aikaa.

– Jos tavara meinaa jäädä seisomaan hyllyyn, kannattaa se ennemmin myydä vaikka tappiolla pois kuin jättää hyllyyn. Yrittäjällä on oltava sen verran tuntemusta omasta alastaan, että tietää mitä tavaraa liikkuu tai mitä tuotteita pitää olla nopeasti saatavissa, Alasaari toteaa ja jatkaa:

– Jos yrityksen erityisenä kilpailuetuna on toimitusnopeus, silloin tuotteita pitää tietysti olla aina hyllyssä. Kilpailuetu ei kuitenkaan ole pelkästään hyllyssä olevat tavarat ja tuotteet, jos on vaara siitä, että ne vanhentuvat tai vahingoittuvat pitkästä säilytyksestä.

Alasaari neuvoo pitämään yllä hyviä suhteita – eli maksamalla laskunsa aina ajoissa – tukkuun tai muuhun tavarantoimittajaan, jotta saa tarvittaessa tilaamansa tuotteet nopeasti. Aina kannattaa kuitenkin muistaa, että ulkomailla usein sijaitsevat varastot helposti hidastavat toimitusta muutamalla päivällä.

Miten varastoa sitten seurataan?

Alasaari ja yrityspalvelujohtaja Kjell Nydahl neuvovat pitämään varastosta kirjaa excelin avulla.

– Kun kirjaa ylös eri tuotteiden kappalemäärät ja toimitusajat, saa helposti kuvan siitä, mikä tavara on liikkunut ja mikä on ollut hyllyssä liian kauan. Siten pystyy määrittelemään eri tuotteille ns. hälytysrajat eli milloin tuotetta pitää tilata lisää. Tämä onnistuu, kun tietää millä vauhdilla tavaraa menee ja kuinka kauan uuden kuorman saamiseen kuluu. Säännölliset siivous- ja inventointipäivät varastossa kannattavat aina, Nydahl muistuttaa.

Muistilista onnistuneeseen varastonhallintaan

Aloita järjestelmällisestä kirjanpidosta

• Pidä alusta asti tarkkaa kirjaa varastossa olevista tuotteista: Merkitse määrät, saapumispäivät, hinnat.
• Käytä Exceliä, pilvipohjaista varastonhallintaohjelmaa tai kevyttä ERP-järjestelmää – älä luota muistiin.

Päivitä varastosaldo reaaliaikaisesti

• Kun tuotteita myydään tai ostetaan lisää, tee kirjaus heti.
• Reaaliaikainen tieto ehkäisee virheitä ja yllättäviä "ei löydy varastosta" -tilanteita.

Tee säännöllisiä varastotarkistuksia

• Pidä esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain inventaario.
• Tarkista fyysisesti, että varaston saldo vastaa kirjattua saldoa.

Tunne ABC-analyysi (varastotuotteiden priorisointi)

• A-tuotteet: Nopea kierto ja/tai suurin kate, tärkeimmät tuotteet – pidä aina saatavilla.
• B-tuotteet: Kohtuullinen kierto – seuraa tarkasti.
• C-tuotteet: Hidas kierto – osta varoen, pienemmissä erissä.

Vältä ylivarastointia ja alivarastointia

• Ylivarastointi sitoo pääomaa ja aiheuttaa riskejä (vanhentuminen, vaurioituminen).
• Alivarastointi taas voi menettää myyntiä ja asiakkaita.
• Hyvä nyrkkisääntö: pyri pitämään varasto 1–2 kuukauden myyntitarpeen tasolla, ellei toimiala vaadi muuta.

Käytä selkeää varastointijärjestystä

• Merkitse hyllyt, laatikot ja alueet.
• Suosi "First In, First Out" (FIFO) -periaatetta eli vanhemmat tuotteet ensin käyttöön/myyntiin.

Panosta tilaus- ja toimitusprosessiin

• Laadi prosessi: kuinka ja milloin tilaat lisää tavaraa, kuka vastaa varastosta.
• Vältä hätätilauksia, jotka ovat usein kalliimpia.

Hyödynnä teknologiaa

• Kevyet varastonhallintaratkaisut (esim. MyStock, Odoo, Shopify-varastolaajennukset) ovat edullisia ja helppoja käyttää.
• Pidemmällä aikavälillä automaatio säästää paljon aikaa ja virheitä.

Analysoi varaston suorituskykyä

• Seuraa esimerkiksi: varaston kiertonopeutta, myymättömän tavaran määrää, kateprosentteja
• Näiden tietojen pohjalta kehität hankintaa ja myyntiä.

Valmistaudu kausivaihteluihin

• Monilla aloilla (joulukausi, kesämyynti, alennusmyynnit) tarvitaan poikkeuksellista varastosuunnittelua.
• Ennakoiva varaston kasvattaminen ja myyntikampanjoiden suunnittelu on avainasemassa.