Nyheter

– Bokföringen är grunden för företagets verksamhet, eftersom en välskött ekonomiförvaltning hjälper till att följa upp företagets lönsamhet, planera tillväxt och undvika obehagliga överraskningar, påminner Startias direktör Tommi Virkama. 

Enkel eller dubbel bokföring? 

I Finland bestäms bokföringsskyldigheten av företagsformen och verksamhetens omfattning. Enkel bokföring kan i praktiken endast användas av näringsidkare med firma, alltså yrkesutövare. Modellen lämpar sig för situationer där verksamheten är småskalig och antalet affärshändelser är få.

Enkel bokföring, det vill säga registrering av inkomster och utgifter, kan vara tillräcklig till exempel om du är en deltidsföretagare, freelancer, ensamföretagare som erbjuder expertjänster eller om din verksamhet inte har anställda eller lager. 

Dubbel bokföring är den vanligaste modellen för företagsverksamhet 

Dubbel bokföring är obligatorisk för aktiebolag, andelslag, öppna bolag och kommanditbolag. 

– I många fall har även en växande firma nytta av dubbel bokföring, även om lagen skulle tillåta en enklare modell, berättar Virkama.

Dubbel bokföring blir i praktiken nödvändig särskilt när verksamheten växer, antalet fakturor och transaktioner ökar, företaget har anställda, använder lager och utrustning eller gör olika investeringar. 

I dubbel bokföring registreras varje transaktion på två konton: varifrån pengarna kommer och vart de går. På så sätt får man en betydligt mer exakt helhetsbild av företagets ekonomi. 

Kan man sköta bokföringen själv? 

Många företagare börjar med att sköta bokföringen själva. Dagens ekonomiförvaltningsprogram har gjort fakturering, hantering av kvitton och rapportering enklare än tidigare.

Att sköta bokföringen själv kan fungera bra om verksamheten är småskalig, antalet verifikat är litet, företagaren själv förstår grunderna i beskattning och det också finns tid att sätta sig in i saken. Speciellt för en firmaföretagare kan det i början vara en kostnadseffektiv lösning att sköta själv sin bokföring. 

– Men det är alltid bra att fundera på om man verkligen har tid att själv sköta den här viktiga funktionen tillräckligt bra och noggrant. Eller skulle det redan från början vara bättre att ta hjälp av en expert, det vill säga en erfaren bokförare, betonar Virkama och fortsätter:

– En bra bokförare sköter inte bara lagstadgade anmälningar, utan hjälper ofta också till med företagets ekonomiska planering och skatteoptimering.

Här snubblar företagare oftast 

Även om grundbokföringen är under kontroll orsakar vissa områden ofta utmaningar, särskilt för nya företagare. Mervärdesskatten är en av de vanligaste fallgroparna. 

– Utmaningar uppstår till exempel kring olika momssatser, EU-handel, försäljning av tjänster utomlands, avdragsrätt och rätt tidpunkt för olika deklarationer, listar Virkama. 

Fel kan leda till extra kostnader eller begäran om utredningar från skattemyndigheten. 

Många företagare blir överraskade av att inte allt som hör till företagsverksamheten automatiskt kan dras av i beskattningen. Oklara situationer uppstår ofta till exempel kring användning av bil, hemmakontor, telefon- och datorkostnader, skillnaden mellan representation och marknadsföring samt arbetsresor. Vissa företagare gör för stora avdrag, medan andra helt låter bli att utnyttja avdrag. 

Företagets pengar är inte samma sak som privata pengar 

Speciellt i aktiebolag måste man vara noga med att hålla isär företagets och företagarens pengar.

Fel uppstår ofta till exempel kring aktieägarlån, kilometerersättningar, dagtraktamenten samt lösningar mellan lön och dividend. 

Kassaflöde och resultat är inte heller samma sak. Många nya företagare följer endast saldot på kontot. 

– Det kan ändå finnas pengar på företagets konto samtidigt som momsbetalningarna ännu är ogjorda, förskottsskatterna förfaller senare, stora fakturor är på kommande eller det saknas inbetalningar från kunderna. Också ett lönsamt företag kan få problem med kassaflödet om ekonomin inte följs upp i realtid, förklarar Virkama.

En kombination fungerar ofta bäst 

För många småföretag är den bästa lösningen en kombination där företagaren sköter de dagliga grundläggande uppgifterna och bokföraren ansvarar för själva bokföringen. 

Företagaren kan till exempel sköta faktureringen, samla kvitton och verifikat samt följa försäljningen och kassasituationen, medan bokföraren tar hand om den månatliga bokföringen, momsdeklarationerna, mellanrapporter, bokslutet efter räkenskapsperiodens slut samt skatteärenden. 

– På så sätt håller företagaren själv koll på företagets ekonomi, men undviker samtidigt de vanligaste misstagen och sparar tid för den egentliga affärsverksamheten. Det är också bra att komma ihåg att företagaren alltid själv ansvarar för bokföringen, även om tjänsten köps från en bokföringsbyrå, avslutar Virkama.

• Ta en titt på Startias expertpartners och se om du hittar en lämplig leverantör av ekonomiförvaltningstjänster för ditt företag