Ohjeita ja vinkkejä yrittäjille

– Kirjanpito on yrityksen toiminnan perusta, sillä hyvin hoidettu taloushallinto auttaa seuraamaan yrityksen kannattavuutta, suunnittelemaan kasvua ja välttämään ikäviä yllätyksiä, Startian johtaja Tommi Virkama muistuttaa.

Yksinkertainen vai kaksinkertainen kirjanpito?

Suomessa kirjanpitovelvollisuus riippuu yritysmuodosta ja toiminnan laajuudesta. Yhdenkertaista kirjanpitoa voivat käyttää käytännössä vain toiminimiyrittäjät eli ammatinharjoittajat. Malli soveltuu tilanteisiin, joissa toiminta on pienimuotoista ja liiketapahtumia on vähän.

Yhdenkertainen kirjanpito eli tulojen ja kulujen kirjaaminen voi olla riittävä esimerkiksi sivutoimiselle yrittäjälle, freelancerille, asiantuntijapalveluja tarjoavalle yksinyrittäjälle sekä toiminnalle, jossa ei ole työntekijöitä tai varastoa.

Kaksinkertainen kirjanpito on yritystoiminnan yleinen malli

Kaksinkertainen kirjanpito on pakollinen osakeyhtiöille, osuuskunnille, avoimille yhtiöille ja kommandiittiyhtiöille.

– Monessa tapauksessa myös kasvava toiminimi hyötyy kaksinkertaisesta kirjanpidosta, vaikka laki sallisikin yksinkertaisemman mallin, Virkama kertoo.

Kaksinkertainen kirjanpito tulee käytännössä tarpeelliseksi erityisesti silloin, kun liiketoiminta kasvaa, laskuja ja tapahtumia on paljon, yrityksellä on työntekijöitä, käytössä on varasto ja kalustoa tai tehdään erilaisia investointeja.

Kaksinkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: mistä raha tulee ja mihin se menee. Näin yrityksen taloudesta saadaan huomattavasti tarkempi kokonaiskuva.

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Moni yrittäjä aloittaa hoitamalla kirjanpidon itse. Nykyiset taloushallinnon ohjelmistot ovat tehneet laskutuksesta, kuittien käsittelystä ja raportoinnista aiempaa helpompaa.

Kirjanpidon tekeminen itse voi toimia hyvin, jos toiminta on pienimuotoista, tositteita kertyy vähän, yrittäjä itse ymmärtää verotuksen perusteita ja aikaa asiaan perehtymiseen myös löytyy. Erityisesti toiminimiyrittäjälle itse hoidettu kirjanpito voi alkuvaiheessa olla kustannustehokas ratkaisu.

– Mutta kannattaa aina miettiä, onko oikeasti aikaa tehdä tämä tärkeä toiminto riittävän hyvin ja huolellisesti. Vai kannattaisiko heti alusta luottaa asiantuntijan eli kokeneen kirjanpitäjän apuun?, Virkama painottaa ja jatkaa:

– Hyvä kirjanpitäjä ei hoida pelkästään lakisääteisiä ilmoituksia, vaan auttaa usein myös yrityksen talouden suunnittelussa ja verotuksen optimoinnissa.

Näissä asioissa yrittäjät kompastuvat useimmin

Vaikka peruskirjanpito olisikin hallussa, tietyt osa-alueet aiheuttavat usein haasteita etenkin uusille yrittäjille. Arvonlisävero on yksi yleisimmistä kompastuskivistä.

– Haasteita aiheuttavat esimerkiksi eri ALV-kannat, EU-kauppa, palvelujen myynti ulkomaille, vähennysoikeudet ja erilaisten ilmoitusten oikea ajoitus, Virkama listaa.

Virheet voivat johtaa ylimääräisiin kustannuksiin tai selvityspyyntöihin verottajalta.

Moni yrittäjä yllättyy siitä, ettei kaikkea yritystoimintaan liittyvää voi automaattisesti vähentää verotuksessa. Usein epäselviä tilanteita syntyy esimerkiksi auton käytöstä, kotitoimistosta, puhelin- ja tietokonekuluista, edustuksen ja markkinoinnin eroista sekä työmatkoista. Osa yrittäjistä tekee liian suuria vähennyksiä, osa taas jättää vähennyksiä kokonaan hyödyntämättä.

Yrityksen raha ei ole sama asia kuin oma raha

Erityisesti osakeyhtiössä yrittäjän ja yrityksen rahat on pidettävä tarkasti erillään.

Virheitä syntyy usein esimerkiksi osakaslainoissa, kilometrikorvauksissa, päivärahoissa sekä palkan ja osingon välisissä ratkaisuissa.

Kassavirta ja tulos eivät myöskään ole sama asia. Moni aloittava yrittäjä seuraa vain tilin saldoa.

– Yrityksen tilillä voi kuitenkin olla rahaa samaan aikaan, kun alv-maksut ovat vielä maksamatta, ennakkoverot erääntyvät myöhemmin, isoja laskuja on tulossa tai asiakkailta puuttuu suorituksia. Kannattavakin yritys voi ajautua kassahaasteisiin, jos talouden seuranta ei ole ajan tasalla, Virkama listaa.

Yhdistelmä toimii usein parhaiten

Monelle pienyritykselle toimivin ratkaisu on yhdistelmä, jossa yrittäjä hoitaa arjen perusasiat ja kirjanpitäjä vastaa varsinaisesta kirjanpidosta.

Yrittäjä voi esimerkiksi tehdä laskutuksen, kerätä kuitit ja tositteet sekä seurata myyntiä ja kassatilannetta, kun kirjanpitäjä puolestaan hoitaa kuukausittaisen kirjanpidon, alv-ilmoitukset, väliraportit, tilinpäätöksen tilikauden loputtua sekä veroihin liittyvät asiat.

– Näin yrittäjä pysyy itse kartalla yrityksen taloudesta, mutta välttää samalla yleisimmät virheet ja säästää aikaa varsinaiseen liiketoimintaan. On myös hyvä muistaa, että yrittäjä kuitenkin on aina itse vastuussa kirjanpidosta, vaikka ostaisikin sen palvelun tilitoimistolta, Virkama päättää.

• Katso löytyisikö Startian asiantuntijakumppaneiden joukosta sopiva taloushallintopalveluiden tarjoaja sinun yrityksellesi