Ta hand om ditt företags och dina kunders uppgifter

Efter dataläckan från Vastaamo, som det talats om väldigt mycket under den senaste tiden, har många företagare och privatpersoner varit oroade inte bara över sina egna uppgifter utan även över personuppgifter som deras företag innehar.

– Det är alltid bra att kolla upp det egna företagets dataskyddspolicy. Det lönar sig att noggrannt läsa igenom företagets egna dataskyddsbeskrivning, som GDPR kräver, och ändra beskrivningen ifall verksamheten ändrats eller vid behov ändra tillvägagångssätten, påminner kommunikationschef Johanna Hietikko-Koljonen och fortsätter:

– Det är inte heller en dålig idé att regelbundet sätta sig ner med personalen och tillsammans gå igenom arbetsformerna. Till exempel hur man behandlar personuppgifter som finns i kundregistret, vem får behandla dem och hur. Alla användarkonton och behörighetsbegränsningar i olika system bör kontrolleras regelbundet.

– Man kan heller inte tillräckligt betona vikten av att ta hand om lösenord på ett lämpligt sätt. Minneslappar på skrivbordet duger inte. Varje anställd måste ha sina egna inloggningsuppgifter så att loggdata kan användas för att spåra vem som varit inloggad i systemen. Lösenord måste också ändras regelbundet, påminner företagsrådgivare Olav Nylund.

Förutom att skydda sina kunders uppgifter måste företaget också ta hand om sina egna uppgifter och förhindra missbruk av uppgifterna, företagskapning eller falska anmälningar. PRS påminner i sin nyhet om avgiftsfria tjänster som man kan anlita för att skydda sig mot bedrägerier. PRS påminner också att handelsregistret ringer upp företagaren eller företagets representant endast om företaget lämnat in en bristfällig anmälan.

– De ringer inte från handelsregistret för att per telefon erbjuda uppdatering av uppgifterna mot en årsavgift. Det finns ett flertal olika kommersiella företagskataloger, vissa mera omfattande än andra. Därför är det alltid bra att noga ta reda på vilken typ av katalog det handlar om och om det är alls nödvändigt att vara med, och ifall det kostar något, påpekar företagsrådgivare Antti Alasaari.

• Läs även: Var försiktig med företagskataloger – ta reda på vad du förbinder dig till 

I PRS:s YTJ-register, med andra ord företagsdatasystem kan man välja att företaget bara kan göra elektroniska anmälningar. På så sätt kan man försäkra sig om att endast en behörig person kan göra anmälningar till handelsregistret och Skatteverket å företagets vägnar. Och ifall företagets epostadress har angetts i handelsregistret och adressen fungerar, får företagaren en automatisk anmälan i eposten om ändringarna.

På myndigheternas gemensamma webbtjänst suomi.fi kan man kontrollera att de egna personuppgifterna är korrekt införda i handelsregistret. Om företagaren misstänker missbruk av personuppgifter, kan hen göra ett registreringsförbud på handelsregistret. Om du misstänker att någon har gjort en anmälan i handelsregistret olovligt i ditt företags namn, kontakta omedelbart handelsregistrets rådgivning.

Källa: https://www.prh.fi/sv/kaupparekisteri/skydda_dig_mot_bedragerier.html